廣義上的會展服務，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸?shù)认嚓P行業(yè)的配套服務。會展服務質量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關系。參展商是展覽會的主體，主辦單位的收益主要來自企業(yè)支付的參展費用。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。在激烈競爭的市場壓力下，隨著市場化、國際化的日益擴大，參展商與主辦方傳統(tǒng)的買賣關系必將難以繼續(xù)維系。為了組展的順利進行，主辦方往往會盡己所能取得參展商的滿意和信任。參展商不再愿意僅僅作為參展費用的支付者，而是希望能夠從主辦方那里獲得更多的服務。
國際標準來規(guī)范
其次，實現(xiàn)服務流程的規(guī)范化、標準化。國內(nèi)很多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識到了展覽服務流程規(guī)范化、標準化的重要意義，如在全國率先獲得ISO9000國際質量體認證的深圳高交會展覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包括展覽業(yè)務經(jīng)營、展覽工程、展場租賃、會展物業(yè)管理等較為完善的會展服務體系。在展覽實踐中嚴格按照規(guī)范的流程進行運作，為高交會、家具展、中國國際互聯(lián)網(wǎng)展等大型展覽會提供了前列、高效的會展服務。此外，上海、大連、廈門等城市的會展中心也都相應地建立了各具特色的服務運作模式。
制作會展服務手冊
在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優(yōu)質的會展服務手冊。這本服務手冊制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標準規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當作會展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方溝通，了解本屆展覽會服務的新變化。后，你的會展服務應該具有查詢方面的功能，可讀性強。這樣既完整性又易查性的會展手冊，可以節(jié)省會展工作人員和參展商的時間，減少摩擦。
會展服務手冊主要包括以下幾個方面：
展覽內(nèi)容方面
包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包括進場、出場日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務的程序）；相關規(guī)定；敘說展覽的內(nèi)容等；訂購單方面。包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標志、家具租借、裝潢和地毯、運輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等；其他相關服務方面。包括邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)場展示或接待等。
服務要務實
會展服務也要體現(xiàn)重實效和“以人為本”的思想。比如，展覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會展服務手冊或參觀指南；展場內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方無微不至的服務理念，也充分地體現(xiàn)了會展優(yōu)質服務的魅力。
后還需說明的是，會展服務與國際接軌并不是說要把國外會展服務模式全盤生搬硬套地一直進來。我們在學習取經(jīng)的同時，也應該注重推陳出新，開發(fā)具有自身特色的服務模式。所以，一個成功的會展就應該把優(yōu)質服務放在重要的位置。
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